Organisatorisches bei uns im Büro:

Aktuell können wir Sie ganz normal über die gängigen Kommunikationswege betreuen und wir können den Betrieb weitestgehend normal am Laufen halten. Ein paar Kollegen und Kolleginnen arbeiten absichtlich im Homeoffice, um auch bei einem ja potentiell möglichen Infektionsfall handlungsfähig zu sein, es ist aber weiterhin eine arbeitsfährige Teilmannschaft in der Firma vor Ort. Bei uns im Landkreis Mühldorf hatten wir sehr spät die ersten Infektionsfälle, mit dem heutigen Tag sind es aktuell 10.

Hilfreiche Funktionen in KuferSQL

Folgende Funktionen sind bereits in KuferSQL enthalten und könnten aktuell für Sie hilfreich sein:

• Ausfall des gesamten Kurses: In den Kursstammdaten steht die Funktion "Ausfall" bzw. "Kursausfall" zur Verfügung. Mit Buchung des Kursausfalls kann ein Ausfallgrund angegeben werden. Die Auswahl der Ausfallgründe kann unter "Einstellungen / Hinterlegungen Kurse / Ausfallgründe" mit dem Grund "Corona-Virus" erweitert werden. Bei der Buchung des Kursausfalls können ebenso die Räume freigegeben werden, das Honorar, die fiktiven Kosten, die Kursdauer und die UE auf Null gesetzt werden, und die Freigabe für die Statistik und Web-Schnittstellen entfernt werden. Außerdem können mit den Schaltern "Benachrichtigungen an Teilnehmer versenden" und "Info an Mitarbeiter versenden" alle betroffenen Personen informiert werden, auch die Dozenten und Hausmeister. Bei der Freigabe der Räume empfehlen wir die Option "auf Pseudoraum buchen", da somit der ursprünglich geplante Kursrhythmus nicht verloren geht und später leichter neu geplant werden kann.


• Ausfall von Kurstagen: Im Kursstamm im Reiter "Kurstage" können alle Tage, die ausfallen, markiert, gesammelt bearbeitet und der Status auf "Ausfall" gesetzt werden. Der Ausfallgrund sollte aktuell noch in der Kurstag-Bemerkung erfasst werden.


• Verschiebung von Kurstagen: Die im Kursstamm markierten Kurstage können auch gesammelt verschoben werden. Nach dem Markieren der gewünschten Kurstage wählen Sie dafür die Funktion "Bearbeiten" und im Detail-Bildschirm dort die Option "Datum: Kurstage um x Tage verschieben". Vorsicht: Der grüne Pfeil mit der Funktion "Verschieben" kann nur für einen einzelnen Kurstag verwendet werden!


• Vollständige Teilnehmer-Abmeldung: Teilnehmer können über die Funktion "Status ändern" in den Anmeldedetails der Kursbelegung abgemeldet werden. Sollte bereits bezahlt sein, muss der Status "Z-abgemeldet aber noch zu zahlen" verwendet werden. Es wird ein negativer Saldo erzeugt, der über die gängigen Wege erstattet werden kann. Ohne eine bereits erfolgte Zahlung kann der Teilnehmer ganz normal mit Status "S" abgemeldet werden. Hinweis: Abgemeldete Teilnehmer zählen nicht mit in den Statistiken! Sollte der Teilnehmer teilweise anwesend gewesen sein, kann der Anmeldestatus auf "A" bleiben und die Gebühr entsprechend angepasst werden.


• Anpassung von anteiligen Teilnehmergebühren: Um die Gebühr für alle Teilnehmer schnell und einfach anzupassen, verwenden Sie bitte die Funktion "Gebührenänderung" in der Kursbelegung unter "Extras" und entfernen Sie dabei den Schalter "Gebühr auch in den Kursstammdaten ändern". Sollte nach dieser Gebührenanpassung der Saldo einzelner Teilnehmer im Minus sein, so können über "Geld / Mahnungen und offene Posten / Klärung aller offenen Überzahlungen" gesammelt Rücküberweisungen aufbereitet werden.


• Anpassung von Dozenten-Honoraren: Mit den Änderungen der Kurstage auf den Status "A-Ausfall" wird auch die Anpassung der Honorarfaktoren vorgeschlagen. Dies muss je Kurs geprüft und bestätigt werden. Vorsicht bei Pauschalhonoraren, beim Einsatz der Module "Honorardetails" oder "taggenaue Honorarabrechung": Hier ist zwingend eine detaillierte Prüfung je Kurs notwendig!


• Kommunikations- und Benachrichtigungscenter: Mit Hilfe des Kommunikationscenters kann abhängig von den jeweils vorhandenen Kontaktdaten der gewünschte Kommunikationsweg ausgewählt und alle beteiligten Teilnehmer, Dozenten und Hausmeister informiert werden. Das Kommunikationscenter steht in der Kursbelegung, beim Ändern von Kurstagen, bei einem Kursausfall und in einigen Auswertecentern zur Verfügung.

Funktionen, die sich aktuell in Programmierung befinden:

Um die Buchung des Ausfalls von Kurstagen zu erleichtern und die Auswertemöglichkeiten zu verbessern, werden in Kürze folgende Erweiterungen implementiert:

• Angabe eines Ausfallgrundes bei den Kurstagen: In den Kurstag-Details wird ein neues Feld für den Ausfallgrund zur Verfügung gestellt, welches nur sichtbar ist, wenn der Kurstagstatus auf "A" steht. Nach diesem Ausfallgrund kann dann im Auswertecenter für Kurstage gefiltert werden.


• Sammeländerung von Kurstagen: Im Auswertecenter für Kurstage wird eine Sammeländerung für den Kurstag-Status und den Ausfallgrund zur Verfügung gestellt. Bitte beachten Sie, dass trotzdem eine Kontrolle je Kurs bezüglich der Honorar- und Kursdaten notwendig ist!

FAQ: diese Fragen werden aktuell an der Hotline am häufigsten gestellt:

• Kann KuferSQL auf einem Terminal-Server betrieben werden? Und sind in diesem Zusammenhang besondere Schritte für die Installation/Konfiguration notwendig?
  KuferSQL ist hier uneingeschränkt funktionsfähig, bereits bei vielen Kunden in dieser Form im Einsatz und ist genau wie auf einem "normalen" Client einzurichten.


• Welche Möglichkeiten habe ich, von zu Hause auf meinen Rechner im Büro zuzugreifen? Und wer kann diese Verbindung(en) einrichten?
  Es ist VPN mit RDP-Verbindung in Ihr Netz oder der Einsatz einer Fernwartungssoftware möglich. Grundsätzlich sollten Sie sich immer erst mit Ihrem Dienstleister abstimmen und diesen um Hilfe bitten. Bei Problemen oder Unterstützung mit KuferSQL können Sie sich gerne, vorzugsweise per Mail, an uns wenden.


• Wie können Kurse, die aufgrund des Corona-Virus ausfallen, zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet und ein evtl. finanzieller Schaden angezeigt werden?
  Mit den oben beschriebenen Erweiterungen bezüglich Ausfallgrund bei Kurstagen kann später über das Auswertecenter von Kurstagen die genaue Summe von ausgefallenen UE ermittelt werden. Bitte achten Sie darauf, bei einem vollständigen Kursausfall die Option "Raum freigeben - auf Pseudoraum buchen" zu wählen!


• Wie kann man Teilnehmer gesammelt über den Kursausfall in der nächsten Zeit informieren?
  Im Auswertecenter für Teilnehmer kann über die Kursauswahl unter "weitere Felder" die Option "Auswertung der Kurse nicht nach dem Beginn, sondern danach, ob ein Kurs im folgenden Zeitraum stattfindet" gewählt werden. Zusätzlich sollte bei den Sonstigen Auswahlkriterien 2 die Sperre gegen Werbung aufgehoben werden.

Hinweise für Integrationskursträger (BAMF):

Für die Abwicklung von Integrationskursen gelten die ganz normalen Vorgaben und Vorgänge:
Nach Anpassung der Kurstage muss für jedes betroffene Modul der InGe-Online-Webservice "Kursabschnitt aktualisieren" gestartet werden.

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.