Alle aktuellen Informationen und neuen Funktionen seit unserem letzten Newsletter von Anfang April haben wir Ihnen in diesem Newsletter aufgeführt. Beachten Sie unbedingt auch unseren neuen Dokumentationsanhang "A237 - Abwicklung und Auswertung von Kursausfällen, Corona FAQs", den wir Ihnen im Anhang mitsenden und der alle Infos zu Corona übersichtlich gegliedert aufführt.

Folgende Fragen sind uns vermehrt an der Hotline gestellt worden. Hier finden Sie die Antworten dazu:

• Wie kann ich Spenden verbuchen anstatt eine Gebührenerstattung zu verbuchen?
  Möglichkeit 1: Man legt einen neuen Teilnehmer an, der die Einrichtung bzw. das Spendenkonto repräsentiert, z. B. "Spendenkonto Corona". Bei den Teilnehmern, die auf ihre Erstattung verzichten, wird wie folgt verfahren: Der bezahlte Betrag wird in die Guthabenverwaltung gebucht. Von dort aus lässt sich das Guthaben bereits auf einen anderen Teilnehmer - in diesem Fall auf das Spendenkonto - umbuchen. In den Teilnehmerstammdaten dieses Spendenkontos sieht man dann in der Guthabenverwaltung alle Spenden übersichtlich.
  
  Möglichkeit 2: Die Guthaben werden in die Guthabenverwaltungen der einzelnen Teilnehmer gebucht. Man legt einen neuen Kurs namens "Spendenkonto Corona" an. Die Teilnehmer werden dann in den Kurs weitergemeldet. Im Spendenkurs wird dann das Guthaben der Teilnehmer wieder eingelöst. Der Kurs fungiert damit als Spendenkonto mit einer detaillierten Übersicht je Teilnehmer.
  
  Möglichkeit 3: Man definiert unter "Einstellungen / Hinterlegungen Finanzen / Gebührenarten" eine Gebührenart z.B. mit der Bezeichnung "Corona-Spende". Nachdem die Gebühr in der Belegung reduziert wurde und der Saldo im Minus steht, kann man über die Funktion "Gebührenänderung" mit der Option "einen neuen Gebührensatz hinzufügen" diese neue Gebühr hinzufügen. Eine Auswertung dieser Corona-Spenden steht dann unter "Geld / Auswertung zu den Gebühren / Protokoll der Zahlungseingänge auswerten" zur Verfügung. Hier kann bei "nur bestimmte Zahlungsarten" die Gebührenart mit der Spende ausgewählt werden.



• Gibt es eine Übersicht für Dozenten, auf der die Termine, das Honorar und die Fahrtkosten zu sehen sind, die wegen Corona ausgefallen sind?
  Im Dozentenstamm kann man sich über die Funktion "Stundenabrechnung" genau diese Informationen anzeigen lassen. Mit der u.a. aktuellen Version kann auch die Überschrift dieser Auswertung auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden, siehe Plan-Nr. 26053. Eine weitere Auswertung zu diesen Thema finden Sie unter "Statistik / Dozenteneinsätze".

Verwaltung von Online-Angeboten:

• Neue Kategorie für Online-Kurse anlegen: Damit Sie auf Ihrer Webseite eine neue Kategorie für Online-Kurse / Webinare / VHS Online anbieten können, müssen Sie die Kategorie zuerst in KuferSQL unter "Web / Hinterlegungen für die Web-Anbindung / Kategorien für Kurse" anlegen. Anschließend müssen die entsprechenden Kurse der Kategorie zugewiesen werden. Die Zuweisung kann per Sammeländerung, z. B. über "Web / Einstellung für Kurse zur Darstellung im Web" erfolgen. Dort müssen Sie zuerst die Kursauswahl für die neuen Kurse definieren. Anschließend setzen Sie ein Häkchen bei "Kategorien bearbeiten" und wählen bei "Kategorie setzen" die neu angelegte Kategorie aus. Zum Bestätigen klicken Sie die Buttons "Ok" und "Ändern". Sollten Sie die Arbeiten in KuferSQL erledigt haben, wenden Sie sich an das Web-Team unter web@kufer.de. Das Team erweitert Ihre Webseite gerne um diese neue Kategorie.



• Neues Icon für Volkshochschulen: Für die Volkshochschulen steht ein neues Icon in Form eines @-Zeichens zur Verfügung. Sollten auf Ihrer Webseite die Kategorie-Icons im Einsatz sein und Interesse bestehen, das neue Icon zu integrieren, melden Sie sich bitte an web@kufer.de. Das Team erweitert Ihre Webseite gerne um das neue Icon. Diese Erweiterung ist kostenlos.



• Darstellung von zeitlich unbekannten Kursen: Aktuell löst das Problem die Mehrheit unserer Kunden dergestalt, dass sie ein neues Kennzeichen unter Einstellungen / Hinterlegungen Adressen / Kennzeichen anlegen. Dieses Kennzeichen muss dann den entsprechenden Kursen zugeordnet werden. Eine Sammel-Zuordnung kann über das Auswertecenter von Kursen erfolgen. Anschließend muss im Web eine Einstellung durch unser Web-Team durchgeführt werden. Dafür wenden Sie sich bitte an web@kufer.de.



• Darstellung von zeitlich unbekannten Kursen als Highlight-Kurse: Ein Großteil der Kunden lassen sich die Kurse als Highlight-Kurse anzeigen. Um diese Kurse auch als Highlight-Kurs auf der Webseite darzustellen, müssen Sie im Kursstamm im Reiter Web im Bereich "Highlight-Kurs" den Haken bei "Kurs anzeigen" setzen. Sollte der Kurs nur zu einem bestimmten Zeitraum als Highlight definiert sein, kann man das gewünschte Datum bei "von - bis" eintragen.



• Notwendige Eingaben bei Online-Angeboten für die Verbands-Statistiken: Dazu können wir Ihnen aktuell leider keine belastbare Aussage mitteilen. Dafür müssten Sie bitte beim jeweiligen Verband nachfragen, uns liegen noch keine gezielten Informationen dazu vor.

Neue, wegen der Anforderungen aus der Corona-Krise heraus programmierte Funktionen:

Das Update mit diesen Neuerungen steht für die KuferSQL 5.0 zur Verfügung und kann hier angefordert werden. Integriert sind u.a. folgende Erweiterungen:

• Kursauswahl: nur Kurse mit Kurstagen mit einem bestimmten Grund: Um Kurse, die Kurstage mit einem bestimmten (Ausfall-) Grund wie z.B. "Corona" enthalten, auch gezielt filtern zu können, ist die Kursauswahl auf der Seite "weitere Felder" um eine Einschränkung auf "Kurstage mit Grund" erweitert worden. Somit können die Kurse mit Corona-Ausfalltagen sowohl über das Auswertecenter für Kurstage als auch über das Auswertecenter von Kursen gefiltert werden. Beachten Sie auch, dass die Kursauswahl als Filter an allen gängigen Stellen in KuferSQL zur Verfügung steht.



• Kurstage verschieben: mehrere Tage auf ein erstes neues Datum: Bei der Verschiebung von mehreren Kurstagen eines Kurses können in den Kurs-Stammdaten auf der Seite "Kurstage" die entsprechenden Kurstage markiert werden. Mit der Schaltfläche "Bearbeiten" ist dann eine Sammeländerung möglich. Neu ist hier die Schaltfläche "erstes neues Datum". Damit können für einen Kurs, der z.B. montags, mittwochs und freitags stattfindet, die Kurstage vom nächsten Freitag ab z.B. auf den übernächsten Mittwoch unter Berücksichtigung des Kursrhythmus und des hinterlegten Ferienkalenders verschoben werden.
  Falls beispielsweise die Kurstage Freitag 17.04.2020, Montag 20.04.2020 und Mittwoch 22.04.2020 markiert sind und als "erstes neues Datum" der Mittwoch 29.04.2020 eingetragen wird, wird auf die Tage Mittwoch 29.04.2020, Montag 04.05.2020 (der Freitag 01.05.2020 wird übersprungen) und Mittwoch 06.05.2020 verschoben.



• Kurs auf Ausfall setzen bzw. aktivieren: Der Ausfallgrund ist in KuferSQL nur direkt auf der 1. Kursstammseite sichtbar, wenn
  - der Kurs auf "Ausfall" gesetzt wurde
  - der Kurs zwar wieder aktiviert ist, aber der Ausfallgrund noch nicht ausgetragen wurde
  - oder folgender Schalter gesetzt ist: "Einstellungen / Einstellungen für Bildschirmvorgaben und Workflow / Kursausfall, Kursaktivierung / Kursausfall nur mit Ausfallgrund setzen" (ganz rechts unten). Dieser Schalter bewirkt außerdem, dass die Eingabe eines Ausfallgrundes verpflichtend ist und ohne eine Angabe dazu kein Ausfall gebucht werden kann.
  
  Falls beim Ausfall kein Ausfallgrund eingetragen wurde, kann mit der Schaltfläche "Aktiv-S" bzw. "Ausfall" nach Rückfrage der Ausfallgrund nachträglich geändert oder gelöscht werden. Bei der erneuten Aktivierung eines Kurses wird der Ausfallgrund automatisch gelöscht. Beim Bildschirm "Ausfall setzen" kann mit der Schaltfläche "Ausfallgrund speichern" der Ausfallgrund nachträglich geändert werden, ohne den Kurs auf Ausfall setzen zu müssen.



• Kurs auf Ausfall setzen mit der Angabe eines Grundes für den Pseudoraum: Falls ein gesamter Kurs auf Ausfall gesetzt wird, kann bei der Option "Kurstage auf Pseudoraum buchen" zusätzlich ein Ausfallgrund bei den Kurstagen eingetragen werden.



• Kurstag-Abgrenzung bezüglich Grund: Diese Auswertung wurde um die Schalter "vom aktuellen Honorar zurückrechnen" und "von der aktuellen Gebühr zurückrechnen" erweitert. Diese Schalter müssen gesetzt werden, wenn die Kurs- und die Kurstag-Ausfälle bereits gebucht und die Gebühren und Honorare bereits angepasst wurden. Sollte nur der Ausfallgrund bei den Kurstagen erfasst sein, so kann die Auswertung ohne diese Schalter gestartet werden. Bitte beachten Sie dies, damit die Werte korrekt berechnet werden können! Zusätzlich wurde die Excel-Ausgabe um eine optionale Ausgabe mit Summenzeile und Salden erweitert: Bei der Kurstag-Abgrenzung bezüglich dem Grund gibt es für die Excel-Ausgabe die Option "mit Ausgabe der Summe (Excel)". Damit werden eine Summenzeile und folgende weitere Spalten ausgegeben:
  - Honorar Differenz: Honorareinsparung
  - Gebühr Differenz: Gebührenverlust
  - Gesamt Differnz: Saldo von Honorareinsparung und Gebührenverlust



• mehrere Kurstage auf ein neues Datum verschieben und alte Tage als Ausfalltage erhalten: Bei der Verschiebung von mehreren Kurstagen eines Kurses auf ein erstes neues Datum, das weiter oben beschrieben ist, steht beim Aufruf der Schaltfläche "erstes neues Datum" die Option "alte Tage als Ausfalltag stehen lassen" zur Verfügung. Dabei werden die markierten Kurstage auf das neue Datum verschoben und die alten Termine werden mit dem Status "Ausfall" zusätzlich eingefügt.
  Falls Kurstage bereits ohne Ersatztermine auf Ausfall gesetzt wurden, können diese Termine wie folgt verschoben, wieder aktiviert und die alten Tage erhalten bleiben: die ausgefallenen Kurstage markieren und bei Bearbeiten den Status auf "normale Planung" setzen und dann mit der Schaltfläche "erstes neues Datum" das gewünschte Datum auswählen und die Option "alte Tage als Ausfalltag stehen lassen".



• Sammeländerung für den Ausfallgrund im Auswertecenter für Kurse: Es gibt eine Sammeländerung für den Ausfallgrund im Auswertecenter für Kurse. Diese betrifft das Feld Ausfallgrund auf der ersten Seite im Kursstamm, wenn der Kurs auf Ausfall gesetzt wurde.

Neue BAMF-Formulare

• Antrag auf Auszahlung eines bereits verwendeten Online-Tutoriums
• Antrag auf Auszahlung eines Online-Tutoriums im vhs-Lernportal

Weitere Formulare, wie z.B. den Antrag auf Zuschussleistungen nach dem Sozialdienstleister-Einsatzgesetz, haben wir absichtlich nicht in KuferSQL integriert, da sie zu speziell sind.

Neuerung an der Schnittstelle zur vhs.cloud

• Die Funktionen der Schnittstelle zur vhs.cloud wurden um eine Zuordnung zu einem vorhandenen Kurs auf der vhs.cloud erweitert. Dadurch ist es möglich, einen vorhandenen Kurs auf der vhs.cloud einem Kurs in KuferSQL zuzuordnen, ohne dass dieser vorher gelöscht werden muss. Falls der Kurs schon mit einem anderen Kurs in KuferSQL verknüpft wäre, wird diese Verknüpfung entfernt.



• Für den Belegungsbildschirm stehen neue Spalten zur Verfügung: vhs.cloud-Account (Ja/Nein)



• Im Bereich "Kursstamm / Sonstige Variablen" stehen neue Exportvariablen zur Verfügung: VHSCLOUDKC für den vhs.cloud-Kurscode. Im Bereich "Kursstammdaten" stehen bei der festen Anmeldekarte neue Variablen zur Verfügung: vhs.cloud-Kurscode für den vhs.cloud-Kurscode.



• In "Einstellungen / Zentrale Einstellungen / System / Individuelle Ansichten" steht für "1. Seite Kurs" und "Indivdualseite Kurs" das neue Feld "Link (URL)" für die Kursstammdaten zur Verfügung. Die Beschreibung für den Link kann frei eingetragen werden und es kann z.B. ein Link auf die VHS-Cloud eingetragen werden. Dafür steht im Bereich "Kursstamm / Sonstige Variablen" auch eine neue Exportvariable zur Verfügung: LINKWEB.

Infos zum Update:

Für unsere KuferSQL-Hosting-Kunden wird das Update bis zum 08.05.2020 unaufgefordert eingespielt.

Dieses Update behebt auch einen gravierenden Fehler, der uns leider bei der Version von Anfang April in die Software "reingerutscht" ist und der das Verschmelzen von Dubletten betrifft. Das heißt, wer die Version von Anfang April installiert hat, ist dringend gebeten, auch diese Version zu installieren.

Planung von Online-Schulungen durch uns:

Da es aufgrund der Corona-Pandemie derzeit leider nicht möglich ist, Präsenzschulungen durchzuführen, werden aktuell viele Online-Schulungen zu verschiedenen Themen von uns geplant. Diese werden mit einem separaten Newsletter angekündigt. Wir bitten um Verständnis, dass wir Schulungen derzeit aus verständlichen Gründen nur online durchführen können.

"Zustand" der Firma:

Wir haben bis dato (und wir klopfen dabei auf Holz) keine direkte Berührung mit einem Corona-Vorfall, auch wenn es die Mühldorfer Klinik zweimal schon ins Heute-Journal "geschafft" hat. Ein arbeitsfähiger Kern-Teil der Firma ist seit Anfang an ins Home Office ausgelagert. Insgesamt hat sich der Arbeitsanfall in der Firma wegen Corona signifikant erhöht: viele Anfragen an der Hotline, einiges im SQL-Bereich zu programmieren, Ergänzen und Überarbeiten Ihrer Webseiten, Umstellung auf Online-Schulungen usw.

Erreichbarkeit der Hotline:

Auch wir haben einige Mitarbeiter aus der Kundenbetreuung in das Home-Office gesandt. Wenn die Anzahl der Mitarbeiter, die aktuell noch im Büro unter der Sammelnummer 08631/18599-0 erreichbar sind, nicht mehr zur Betreuung ausreicht, werden wir einzelne Mitarbeiter mit eigenen (nicht ihren privaten) Mobiltelefonen ausstatten. Diese Nummern und die damit "verbundenen" Personen werden wir jeweils unter "Aktuelles" auf www.kufer.de veröffentlichen.

Wir wünschen Ihnen in dieser schweren Zeit alles Gute! Bleiben Sie gesund! Wir stehen bei Fragen auch weiterhin gerne zur Verfügung.